例谈商务电子邮件的写作及规范使用 电子邮件，简称E-mail，它是一种使用电子手段提供信息交换的通信方式，是Internet应用最广的服务。随着互联网的飞速发展，网络的普及以及其自身的优势，电子邮件在商务活动中的作用日益凸显，成为商务活动的重要沟通手段。电子邮件的优势主要表现在收发快速方便、成本低廉、安全可靠、信息形式多样 化、低碳环保、交流对象广泛等方面。
实际使用中，对商务电子邮件的写作及使用规范要求更高些。商务电子邮件写作及使用中存在的问题主要表现在：主题不明确、结构不完整、内容不简练、正文编辑区使用不当、回复不及时等，这些都会影响沟通效果。本文从电子邮件文案的写作格式、电子邮件的发送、电子邮件的回复三个方面谈一下商务电子邮件的写作及使用规范。
一、商务电子邮件文案的写作结构
下面我们看一篇规范的电子邮件例文。
××省纺织品进出口有限责任公司
地址：××市香港中路 ×××号
邮编：266071
传真：××××-8378××××
Ｅ-mail：×××× @hotmail.com
编号：第2号
香港××国际贸易公司
陈经理：台鉴
衬 衫
贵公司需要的200 箱男式衬衫，业已装船完毕，拟于20xx年10月14日由“清远号”货轮从青岛港直抵香港，请贵公司注意船期。
此次业务，在贵我双方合作下，在山东省联系组织货源，满足贵方所需。今后，我公司将在平等互利的原则下，与贵公司继续合作，贵公司若查询各类衬衫、 服装行情，请随时函电告知，我公司将竭诚服务。 特此致函。
××省纺织品进出口有限责任公司
销售部经理：××
移动电话：151××××5077
座 机：××××-8378××××
这是××省纺织品进出口公司销售部经理××，关于衬衫装运业务发给香港××国际贸易公司的一封电子邮件，该邮件语言简洁、主题明确、结构完整。
通过上述例文，我们可以看出，电子邮件文案的结构一般包括信头、称谓、标题、正文、落款五部分。
…… …… 余下全文